Da Economia Fondiaria no. 5/2020

Negli scorsi mesi vi abbiamo più volte informato in merito alle possibilità alternative che si offrono alla conduzione delle assemblee (nel nostro contesto, soprattutto condominiali) alla presenza delle parti, che nella fase più acuta dell'epidemia non erano nemmeno possibili.

Era quindi stata introdotta la possibilità di tenere le assemblee anche per iscritto (con la stessa maggioranza necessaria come in caso di assemblea di presenza delle parti), o in forma elettronica o mediante un rappresentante indipendente designato dall'organizzatore.

La possibilità di fare capo a queste forme alternative è stata più volte prolungata dal Consiglio Federale, che evidentemente e a giusta ragione, ha sempre ritenuto che costituissero delle valide soluzioni. Il 13 settembre. u.s. il Consiglio Federale ha eliminato la limitazione temporale per la validità dell'art. 27 dell'Ordinanza 3 covid-19 che prevede appunto tale facoltà di scelta, sicché all'amministratore viene attribuita la possibilità di decidere in quale forma tenere l'assemblea fino alla fine di dicembre del 2021!

Se l'assemblea si tiene di presenza, è necessario adottare delle misure di protezione che possono variare dalle situazioni e dal momento. Nondimeno, riteniamo opportuno riportare di seguito le misure più concrete e importanti, contenute nel piano di protezione delle assemblee condominiali, elaborato dalla SVIT Svizzera e dalla Camera degli esperti PPP, all'attenzione dei loro aderenti. Il piano data del 24 giugno, ma riteniamo che la situazione sia tale, che non valga la pena di distanziarsene. La versione integrale può essere scaricata da internet dal sito della Svit o digitando in google "piano di protezione assemblee condominiali Svit". Ecco quindi i passaggi più importanti:

Regole di base

L'organizzatore, il datore di lavoro e il responsabile dell’esercizio sono responsabili della definizione e dell'attuazione delle misure che seguono:

1. Tutti i partecipanti all‘assemblea si lavano regolarmente le mani.

2. I dipendenti e i partecipanti all‘assemblea mantengono una distanza di 1.5 metri l'uno dall'altro.

3. Pulizia regolare delle superfici e degli oggetti secondo necessità dopo l'uso, soprattutto se toccati da più persone.

4. Un'adeguata protezione delle persone particolarmente vulnerabili.

5. Mandare a casa i dipendenti e i comproprietari ammalati, con una maschera protettiva, e informarli di seguire le istruzioni dell’UFSP per l'isolamento (cfr. sito UFSP Nuovo coronavirus:isolamento e quarantena).

6. Rispetto di aspetti specifici del lavoro, della conduzione dell’assemblea e dei partecipanti, allo scopo di garantire la protezione.

7. Informazione ai dipendenti e ai partecipanti all‘assemblea sulle direttive e le misure.

8. Attuazione delle linee guida nel management al fine di attuare e adattare in modo efficiente le misure di protezione.


Invio della documentazione

La convocazione deve indicare in modo particolare che le persone particolarmente vulnerabili hanno la possibilità di delega di voto a un altro comproprietario, a un terzo o all'amministrazione (fatte salve le disposizioni del regolamento).
L’amministrazione deve conoscere i nomi e i luoghi di residenza di tutti i partecipanti (se necessario anche di terzi) e deve disporre del relativo numero di telefono per contattarli in un secondo momento.
I convocati sono invitati ad annunciare la loro partecipazione e a comunicare in anticipo eventuali rappresentanti.


Preparazione dell'assemblea

- È necessario riservare un locale sufficientemente ampio. La distanza tra i posti a sedere deve essere di almeno 1.5 metri (escluse le persone della stessa economia domestica).
- Chi dirige l’assemblea ha una distanza sufficiente dalla prima fila di partecipanti, in modo che ci sia una distanza sufficiente dai comproprietari anche quando l'amministrazione sta parlando, cosa che di solito avviene in piedi.
- Deve essere fornito un numero sufficiente di mascherine protettive.
- All’ingresso devono essere predisposti i disinfettanti.


Accoglienza del comproprietario all'assemblea:

- All’ingresso i comproprietari vengono invitati a disinfettarsi le mani.
- Per il controllo della presenza, è necessario fornire un numero sufficiente di penne, in modo da non doverle condividere. In alternativa, la penna può essere disinfettata dopo ogni firma.
- La persona che accoglie i comproprietari indossa una mascherina o è protetta da un plexiglass.
- In linea di principio, nessun documento scritto, in particolare le carte di legittimazione, deve essere consegnato prima o durante l'assemblea. Se ciò non è possibile, questi documenti devono essere eliminati sul posto dopo l'uso. Fanno eccezione le carte di legittimazione, che devono essere conservate in una busta sigillata. La busta deve essere contrassegnata in modo tale che chi la utilizzerà in seguito sia informato di ciò che contiene.
- I partecipanti devono essere informati che dovranno prendere immediatamente posto.


Discussione e votazione

I voti dei partecipanti devono sempre aver luogo dal posto a sedere.
Durante l'evento, i partecipanti rimangono sempre seduti (anche in occasione di eventuali votazioni).
Se un partecipante durante l’assemblea esce e rientra in sala, è necessario assicurarsi che si disinfetti nuovamente le mani all'ingresso e osservi le regole generali di distanza.


Chiusura dell'evento  

Bisogna prestare attenzione a che le persone non si assembrino all'uscita. A dipendenza delle dimensioni dell'assemblea, i partecipanti devono lasciare la sala scaglionati.
Se possibile, dopo l’assemblea si dovrebbe evitare la parte conviviale. In caso contrario, si applicano le norme di condotta previste per il settore della ristorazione.


La Segretaria Cantonale
Avv. Renata Galfetti