Da Economia Fondiaria no. 4/2021

Ulteriore alleggerimento delle limitazioni

A fare tempo dal 26 giugno 2021 le assemblee condominiali possono nuovamente tenersi di presenza con un numero massimo di partecipanti che cambia a dipendenza che l'assemblea si tenga all'aperto o al chiuso e che i partecipanti dispongano del certificato covid oppure no. Restano ancora possibili forme alternative.

Per quanto attiene alle assemblee di presenza distinguiamo:

a) Tutti i partecipanti di almeno 16 anni dispongono del certificato covid

Sia che l'assemblea si tenga all'interno come all'esterno, sono ammessi fino a 1000 partecipanti (amministratore compreso) e senza obbligo di mascherina.  È però obbligatorio un piano di protezione che deve prevedere misure per l’igiene e per l’attuazione della limitazione dell’accesso ai soli possessori del certificato; deve inoltre regolare l'aerazione, le pulizie periodiche, la messa a disposizione di disinfettanti ecc. (per maggiori informazioni sul piano di protezione si veda l'allegato1 dell'"Ordinanza COVID-19 Situazione particolare", n. 818.101.26 della raccolta delle leggi federali).

b) Assemblee senza che tutti i partecipanti dispongano del certificato covid

Se i partecipanti sono seduti, sono ammesse 1000 persone. Se invece i partecipanti sono in piedi, il numero massimo si riduce a 250 persone all'interno, e 500 all'esterno. Vige l'obbligo di un piano di protezione che preveda in particolare l'obbligo generalizzato della mascherina negli spazi interni, la distanza minima di 1.5 metri fra i partecipanti e  delle limitazioni per le consumazioni. Le consumazioni sono possibili solo nei ristoranti o seduti al proprio posto, ritenuto che se l'assemblea non si tiene in un ristorante, è necessario che l'organizzatore prende tutti i contatti dei presenti. La sala può poi essere riempita solo nella misura di 2/3.

Anche nell'improbabile ipotesi secondo cui l'assemblea si tenesse all'esterno, sarà obbligatoria l'adozione di provvedimenti concernenti l’igiene (p. es. possibilità di lavare o igienizzare le mani, regolare pulizia delle superfici) e il distanziamento di almeno 1,5 metri. Dovranno pure essere adottati provvedimenti che consentano il rispetto della distanza obbligatoria anche al momento di accedere alla struttura o alla manifestazione.

Nel caso non fosse rispettata la distanza obbligatoria e non siano installate misure di protezione efficaci (ad es. barriere idonee) i gestori devono registrare i dati di contatto dei presenti.

Segnaliamo che l'associazione SVIT (l'associazione dei fiduciari immobiliari) ha allestito per i suoi soci un piano di protezione per le assemblee, che può sicuramente tornare utile. È scaricabile al sito: Svit.ch

c) Se si vuole rinunciare alla conduzione dell'assemblea di presenza, fino alla fine del corrente anno rimangono possibili anche le altre forme di cui abbiamo già riferito, ossia l'assemblea per iscritto o in forma elettronica o mediante un rappresentante indipendente designato dall'organizzatore. In tutti questi casi le decisioni necessitano per la loro adozione, della stessa maggioranza necessaria in caso di un'assemblea alla presenza delle parti.

La forma scelta per lo svolgimento dell'assemblea è di competenza dell'amministratore, che almeno sino alla  fine del 2021 è libero di sceglierla autonomamente. Egli potrà comunicarla ai condomini senza bisogno di rispettare il termine di preavviso per la convocazione all'assemblea  e comunque al più tardi 4 giorni prima dell'assemblea stessa.

Infine, in caso di assemblea per iscritto, la firma  per esercitare il voto deve essere autografa o elettronica, mentre la semplice indicazione del proprio nome su un'e-mail non è sufficiente.

A titolo generale ci permettiamo comunque raccomandare la tenuta dell'assemblea di presenza, in quanto le altre forme non garantiscono una vera discussione fra i condomini ciò che a dipendenza dei casi può costituire anche un importante inconveniente.

In merito alle forme di tenuta dell'assemblea "alternative" osserviamo quanto segue:

La forma scritta o elettronicaè salvaguardata se il voto viene esercitato con una dichiarazione scritta firmata di proprio pugno dal votante o – se inviata per e-mail – solo ed esclusivamente se sottoscritta nella forma qualificata della firma elettronica. Un semplice 'mail con digitato il nome del mittente non adempie a questi requisiti.

Con “l'esercizio dei propri diritti nella forma elettronica” si è pensato però soprattutto alla conferenza telefonica o alla videoconferenza. In tal caso occorrerà garantire che ogni partecipante possa essere identificato/autenticato e possa esprimersi in assemblea, che possa ascoltare i voti degli altri partecipanti ed esercitare i propri diritti, in particolare il proprio diritto di voto. Tutti i partecipanti dovranno quindi riunirsi contemporaneamente per via elettronica, ciò che non sarebbe possibili via e-mail. Non essendo prescritto il requisito dell'immagine, è sufficiente anche una conferenza telefonica. Al termine della conferenza (telefonica o videoconferenza) deve essere redatto un verbale dell'assemblea.

La conduzione di una video- o teleconferenza diventa difficoltosa in presenza di proprietà per piani con numerosi condomini e complicata in caso di trattande complesse. Si consiglia quindi di farvi capo soprattutto in presenza di piccoli condomini e per questioni urgenti.

 

Adozione delle decisioni mediante un rappresentante indipendente designato dall’organizzatore (ossia l'amministratore).

Questa possibilità consiste nella conduzione dell'assemblea tramite delega all'amministratore. Ciò è possibile a condizione che il regolamento non escluda la delega all'amministratore o che non fissi un limite massimo alle procure. Dato che la legge non prevede  un obbligo di delega e di rappresentanza dei condomini tramite l'amministratore, sembra che questa possibilità sia ammissibile solo se tutti i condomini sono d'accordo di concedere la delega all'amministratore. In ogni caso dovranno anche essere preventivamente perfettamente informati sulle trattande all'ordine del giorno.

A questa possibilità è senz'altro da preferire l'adozione delle decisioni per iscritto o per via elettronica.

In tutte le varianti sopraesposte, al termine l'amministratore trasmetterà un verbale con indicate anche le decisioni. Queste potranno essere impugnate entro 30 giorni. A dipendenza dei casi potrebbe essere opportuno ridiscutere la questione alla prossima assemblea, evitando così evitabili procedure giudiziarie. Ogni caso andrà valutato singolarmente.

Per maggiori informazioni in merito allo svolgimento delle assemblee in periodo covid, si rimanda allo scritto FAQ coronavirus e assemblee generali dell'Ufficio federale di giustizia e polizia.