Da Economia Fondiaria no. 2/2022

Come vengono definite le spese accessorie?

Secondo l’art. 257a cpv. 1 CO costituiscono spese accessorie soltanto quelle sopportate dal locatore per il fatto che egli o un terzo fornisce al conduttore delle prestazioni in rapporto con l’uso della cosa locata.
Il cpv. 2 enuncia, poi, la regola secondo cui le stesse sono a carico del conduttore soltanto se specialmente pattuito; le parti devono pertanto accordarsi (contrattualmente e possibilmente per iscritto) circa l’addebito di ogni singola spesa accessoria non compresa nella pigione. Un accordo secondo cui tutte le spese accessorie sono a carico del conduttore non adempie ai requisiti formali richiesti dalla legge, poiché le singole spese non sono né determinate né determinabili. La regola del cpv. 2 è imperativa e non vi si può quindi derogare.

L’art. 257b cpv. 1 CO prescrive che nell’ambito della locazione di locali d’abitazione o commerciali le spese accessorie sono la remunerazione per i costi effettivamente sostenuti dal locatore per le prestazioni connesse con l’uso dell’ente locato, senza tuttavia elencare una lista esaustiva.

Inoltre, secondo dottrina e giurisprudenza, le spese che il locatore consacra alla manutenzione della cosa locata non possono rientrare nelle spese accessorie, poiché già comprese nella pigione; questa, infatti, costituisce sia la controprestazione per la cessione dell’uso della cosa, ma anche per il suo mantenimento in uno stato idoneo all’uso convenuto ex art. 256 CO. Porre a carico del conduttore tali costi sotto forma di spese accessorie equivarrebbe pertanto a fatturare all’inquilino due volte la medesima spesa.
In tale ottica, nemmeno le spese di riparazione e/o di rinnovo delle installazioni possono essere addebitate al conduttore quali spese accessorie, né gli interessi o gli ammortamenti che le concernono.

Occorre, poi, distinguere le spese di manutenzione (non addebitabili) dalle spese di esercizio, quali ad esempio i premi di assicurazione, il salario del custode, le spese immobiliari, ecc. Qualora tali spese dovessero avere un carattere periodico e si trovassero in relazione con l’uso dell’ente locato, una loro fatturazione separata al conduttore sotto forma di spese accessorie sarebbe possibile ai sensi dell’art. 257b CO.
Gli abbonamenti di assistenza e di controllo non rappresentano delle spese di manutenzione, bensì delle spese di esercizio. Alle condizioni appena esposte possono essere fatturati separatamente dalla pigione come spese accessorie, purché non includano i costi di riparazione e/o sostituzione di pezzi, che devono invece rimanere a carico del locatore.

Per rispettare l’obbligo di prevedere in modo esplicito le spese accessorie a carico del conduttore, il contratto di locazione CATEF ne stila un elenco al suo punto 5, che è – a sua volta – completato dal punto 14 delle condizioni generali CATEF. Vistando le voci (punto 5) che non sono comprese nella pigione, rispettivamente cancellando quelle che lo sono (o non esistono), le parti si accordano esplicitamente su quanto è addebitabile all’inquilino quale spesa accessoria e cosa, invece, non lo è, rispettando così il principio di cui all’art. 257a cpv. 2 CO citato poc’anzi.

Quale chiave di riparto devo utilizzare?

In linea di principio, il locatore dispone di un certo margine di apprezzamento per scegliere la chiave di riparto che ritiene più adeguata ed equa, secondo le circostanze, ciò che è previsto anche dal contratto di locazione, al suo punto 14.3. È quindi possibile, per esempio, procedere alla suddivisione proporzionale delle spese secondo la superficie o la volumetria degli appartamenti, piuttosto che secondo millesimi, ecc. In ogni caso, l’ideale è scegliere una chiave di riparto oggettiva, che non sia soggetta a variazioni. In tale ottica, si sconsiglia per esempio di suddividere le spese secondo il numero di abitanti degli appartamenti, già solo perché questi possono essere oggetti a frequenti mutazioni, ciò che renderebbe troppo complicata la suddivisione delle spese.

Quanto spesso devo allestire il conteggio delle spese accessorie?

Il conguaglio va presentato alla fine del periodo di computo e quando si dispone di tutte le fatture.
L’art. 4 OLAL prevede poi che il conguaglio va presentato almeno una volta l’anno. Scopo della norma è quello di procedere a verifiche regolari della situazione, in particolare per evitare che al conduttore venga presentato un conguaglio consistente che si riferisca a più anni. La legge non prevede però una sanzione in caso di ritardo. Nondimeno è indubbiamente nell’interesse di entrambe le parti a che il conguaglio venga allestito e trasmesso regolarmente, sia per evitare appunto il protrarsi di situazioni non chiare e dei conguagli eccessivi, ma anche perché, trattandosi di prestazioni periodiche, i conguagli spese accessorie si prescrivono in cinque anni (cfr. domanda e risposta successive).

Quando e come si prescrivono le spese accessorie?

La prescrizione delle spese accessorie è un aspetto che entra in considerazione in diversi momenti del rapporto di locazione: per esempio, il locatore che non ha tenuto conto di una spesa al momento della redazione del conguaglio, potrà se del caso recuperarla in futuro. Allo stesso modo, il pagamento di spese accessorie indebite da parte dell'inquilino - per esempio, perché non erano incluse nell'accordo tra le parti - non significa che l'inquilino non ne possa più contestare la validità.

A seconda delle circostanze, della natura della pretesa, del momento della stessa, ecc. , la prescrizione delle singole pretese può avvenire in momenti diversi.

Innanzitutto, gli acconti spese accessorie e le partecipazioni forfettarie alle spese, come pure il conguaglio, in quanto prestazioni periodiche, si prescrivono in cinque anni (art. 128 cifra 1 CO). Lo stesso termine di prescrizione si applica anche all'obbligo del locatore di redigere e presentare il conteggio annuale al conduttore e, di conseguenza, alla possibilità per il locatario di chiedere la restituzione dell'importo degli anticipi che ha pagato (quando il conguaglio non gli viene presentato).

La prescrizione comincia a decorrere dall’esigibilità del credito (art. 130 cpv. 1 CO) che corrisponde al momento a partire dal quale il creditore ha il diritto di esigere la prestazione da parte del debitore, ovvero:

• dal giorno in cui il locatore avrebbe dovuto presentare il conteggio al conduttore (solitamente la fine del periodo di computo), per quanto riguarda la sua possibilità di reclamare le spese accessorie, rispettivamente, per la possibilità dell’inquilino di richiedere la restituzione degli acconti spese/delle partecipazioni a forfait versati/e (DTF 130 III 504 consid. 6.4);
• da ogni scadenza per quanto riguarda il pagamento degli acconti spese o delle partecipazioni forfettarie da parte dell'inquilino;
• dalla scadenza del termine di pagamento di 30 giorni dopo la notifica del conguaglio al conduttore o di qualsiasi altro termine più lungo concordato tra le parti per quanto riguarda il conteggio annuale delle spese accessorie (DTF 140 III 591 consid. 3.2; TF 4C.479/1997 del 24.06.1998, consid. 3a in mp 2/99, pag. 83-84).

Secondo il Tribunale federale, una volta che il locatore ha presentato al conduttore il conteggio annuale è necessario distinguere tra due situazioni poiché l’accettazione o meno del conguaglio modifica il rapporto giuridico tra le parti:

1. Il conduttore contesta il conteggio. In questo caso la prescrizione è di cinque anni poiché il litigio rimane di natura contrattuale;
2. Il conduttore ha accettato – espressamente o tacitamente - il conteggio. In tal caso, la prescrizione è quella prevista dalle norme sull’indebito arricchimento (artt. 62 e seguenti CO): dal 1° gennaio 2020, le pretese per spese accessorie sono soggette a un termine di prescrizione di tre anni dalla data in cui il danneggiato è venuto a conoscenza del suo diritto al risarcimento e, in ogni caso, di dieci anni dalla data in cui il credito è sorto, ossia dalla data di pagamento dell'importo indebitamente versato (art. 67 CO). Il conteggio annuale può essere considerato tacitamente approvato dall'inquilino se quest'ultimo non lo contesta entro il termine stabilito nel contratto o successivamente dal locatore. Ciò nondimeno, tale accettazione tacita non costituisce una rinuncia a qualsiasi rivendicazione successiva; comporta semplicemente un'inversione dell'onere della prova: l'inquilino dovrà allora addurre e provare il carattere ingiustificato degli importi che contesta e stabilire da quando è a conoscenza dell'inesattezza della dichiarazione (TF 4C.24/2002 del 29.04.2002, consid. 3.3.2). Questo termine si applica in particolare:
   a. Al conduttore che constata solo successivamente che ha pagato delle spese non dovute perché non previste dal contratto o perché gli acconti spese sono stati mal contabilizzati;
   b. Al locatore che constata un errore a suo sfavore nel conteggio che ha inviato.

Il conduttore ha il diritto di visionare i documenti giustificativi?

L’art. 257b cpv. 2 CO e l’art. 8 cpv. 2 OLAL concedono al conduttore la facoltà di prendere visione dei documenti giustificativi (originali) e di chiedere informazioni sullo stato della scorta di combustibile all’inizio e alla fine del periodo di riscaldamento, fintanto che le sue pretese non sono prescritte.

Salvo accordo, i giustificativi devono essere tenuti a disposizione dei conduttori presso il domicilio del locatore o presso la sua amministrazione, durante le ore abituali di apertura degli uffici. Parte della dottrina ritiene inoltre che il conduttore possa richiedere (ma non esigere) l’invio delle pezze giustificative, ma dietro compenso delle spese sostenute dal locatore.

Il rifiuto di far visionare i documenti costituisce una violazione legale e, solitamente, contrattuale. In una sua sentenza, il Tribunale federale ha confermato il rimborso degli acconti spese versati dal conduttore poiché, malgrado diversi solleciti da parte dell’autorità (nella fattispecie, il conduttore aveva adito le vie giudiziarie per ottenere la visione dei documenti), il locatore non aveva fornito i giustificativi delle spese.

Il conduttore può non pagare il conguaglio se contesta il conteggio?

Quando un conteggio comporta degli (asseriti) errori, il conduttore può domandare al locatore di procedere alle dovute correzioni. Non è raro che – quando la richiesta non viene accolta – il conduttore decida unilateralmente di non versare quanto richiesto dal locatore.

In questi casi, il locatore potrà notificare al proprio inquilino una diffida per mora ex art. 257d CO, con la minaccia di disdire anticipatamente il contratto. Tale pratica è ammessa dal Tribunale federale che ha già avuto modo di confermare delle disdette per mora del conduttore quando il conguaglio non veniva saldato entro i termini impartiti, e ciò nonostante l’inquilino avesse adito l’Ufficio di conciliazione per contestarlo (ad esempio DTF 140 III 591, consid. 3.2 e TF 4A_40/2015 del 18.02.2015, consid. 4.2.1).

Per questo motivo, l’inquilino dovrebbe sempre saldare il conguaglio conformemente ai termini stabiliti, indicando però che non riconosce la pretesa, e adire poi l’autorità per chiedere l’eventuale rimborso di quanto versato di troppo.

Posso modificare l’acconto spese accessorie ora che il prezzo del combustibile è aumentato drasticamente?

Innanzitutto va precisato che, in corso di locazione, diverse ragioni potrebbero fondare la volontà del locatore, eventualmente anche condivisa dal conduttore, di apportare delle modifiche concernenti le spese accessorie. Tali modifiche potrebbero riguardare la modalità di pagamento, così come la somma che deve essere corrisposta dal conduttore a titolo di acconto spese accessorie o, ancora, il fatto che certe spese accessorie, fino a quel momento comprese nella pigione, non lo saranno più in seguito.

Per procedere validamente alla modifica, il locatore deve agire conformemente a questo previsto dall’art. 269d CO. Egli dovrà, quindi,

1. Comunicare la modifica al conduttore mediante l’apposito modulo ufficiale del Cantone;
2. Motivare in modo preciso e dettagliato la modifica;
3. Comunicare la modifica al più tardi dieci giorni prima dell’inizio del termine di preavviso, e;
4. In assenza di contestazioni, renderla effettiva unicamente a partire dalla successiva data di scadenza.

Nel caso in cui una di queste condizioni non fosse adempiuta, l’aumento/la modifica contrattuale sarebbe da considerarsi nullo/a e come mai avvenuto/a. In caso di nullità e benché il conduttore non abbia immediatamente contestato le modifiche, quest’ultimo potrebbe reclamare ulteriormente al locatore quando versato (artt. 62 e seguenti CO).

Va poi rilevato che l’aumento del prezzo della nafta non pone problema nei casi in cui è stato stipulato un contratto che prevede il pagamento anticipato di un acconto spese accessorie, con conguaglio a fine esercizio, in quanto si fonda sui costi effettivi sostenuti. In tal caso, semplicemente, il conduttore riceverà un conguaglio più importante il cui importo dovrà in ogni caso essere corrisposto.
È comunque possibile accordarsi con l’inquilino a che versi un acconto spese superiore a quello contrattualmente pattuito al fine di evitare un conguaglio troppo elevato a fine esercizio.

Diverso è, invece, il discorso quando si tratta di partecipazione alle spese accessorie a forfait poiché a fine esercizio il locatore non potrà domandare al conduttore il versamento della differenza rispetto ai costi effettivamente sostenuti. Di conseguenza, sarà d’obbligo seguire la procedura descritta poc’anzi, ossia notificare tramite modulo ufficiale la modifica unilaterale del contratto, con il dovuto preavviso rispetto alla prossima scadenza contrattuale.
Inoltre, per motivare e quantificare l’aumento in modo corretto, bisognerà fondarsi sulla media delle spese dei due-tre anni precedenti il momento dell’aumento, paragonandola con la media dei due-tre anni prima della fissazione dell’importo delle spese (di solito all’inizio del contratto). Ciò è problematico quando non si possiedono più i documenti giustificativi per poter calcolare la media dei costi.
Inoltre, in una situazione come quella che stiamo vivendo attualmente, con un aumento considerevole dei prezzi, soprattutto del combustibile, ancora non è possibile determinare come tale aumento influenzerà la media dei costi sul quale si fonda la partecipazione alle spese pattuita.
Pertanto, al momento, il locatore potrà molto difficilmente aumentare una partecipazione alle spese forfettaria motivandola correttamente.

Beninteso, restano riservati i casi di accordi consensuali tra le parti e ciò indipendentemente dalla modalità con cui vengono percepite le spese accessorie ed i termini di preavviso e di scadenza. In effetti, in virtù del principio della libertà contrattuale, le parti possono convenire in qualsiasi momento delle modifiche contrattuali. Tuttavia, in tal caso, le parti non devono avere voluto eludere le disposizioni imperative di protezione del conduttore: sarà necessario che dalle circostanze del caso concreto risulti che il conduttore abbia acconsentito alla modifica, che ne abbia compreso la portata, che sia stato sufficientemente informato dei suoi diritti (al fine di comprendere le conseguenze giuridiche della rinuncia all’utilizzo del modulo ufficiale o di un’eventuale contestazione della modifica) e che non abbia acconsentito sotto minaccia di disdetta.
Tutto sommato, in caso di partecipazione alle spese a forfait riteniamo che simili accordi potrebbero essere prematuri …

avv. Amanda Stojkova